Las duraciones asignadas a las tareas en MSProject pueden introducirse de distintas maneras pero en este post voy a tratar sólo el caso de duraciones medidas en tiempo natural (tiempo transcurrido, como se denomina en MSProject) aplicadas a tareas de duración fija. Explicaré qué consecuencias tiene el uso de estas unidades sobre el cálculo del camino crítico que realiza MSProject.

Lo primero es definir el concepto de duración transcurrida que arriba he denominado como duración natural y al que MSProject se refiere como duración transcurrida. Se trata de la duración de una tarea medida a lo largo del día (24h) en contraposición con las tareas que se ejecutan durante la jornada laboral (8h). Las tareas que se programan en MSProject, se hacen, por defecto, como duraciones aplicadas a la jornada laboral, es decir, los fines de semana y festivos así como las horas de un día laborable que no forman parte de la jornada establecida no se consideran en el cálculo. Por otra parte, si establecemos la duración en térmninos de tiempo transcurrido, se tienen cuenta todas las horas del día y los fines de semana y festivos.

Con un ejemplo, quedará más claro. Si establezco la duración de una tarea en tres días, la tarea durará 3 días x 8 horas =24 horas y, si esta comienza un viernes, no finalizará hasta el martes siguiente puesto que el sábado y el domingo no cuentan. Si establezco la duración en 3 días «transcurridos», la duración en horas será de 3 días x 24 horas = 72 horas («trasncurridas», también) y, si comienza el viernes, finalizará el domingo puesto que, en este caso, el fin de semana se considera útil a los efectos del cálculo.

Aclarado el concepto, la pregunta siguiente sería cuándo resulta útil esta unidad de medida en lugar de la habitual puesto que las tareas, en general, no se hacen fuera del horario laboral. Existen ocasiones en que esta forma de asignar duración a las tareas puede ser muy útil. Un caso muy frecuente y característico es el fraguado del hormigón. Sobre un hormigón fresco o recién fraguado, no se puede apoyar carga por lo que es necesario esperar a que se produzca su fraguado. Y el fraguado, como reacción química que es, no entiende de sábados, domingos  ni festivos. Si debemos esperar 7 días hasta que el hormigón alcance la resistencia necesaria para continuar, esta duración debería indicarse como días transcurridos.

La forma de introducir estas medidas en la duración de las tareas en MSProject se realiza añadiendo una «t» a la unidad de medida de tiempo: horast, díast, etc. frente a la nomenclatura habitual sin «t». También se puede añadir a los nombres acortados de las unidades: dt en lugar de díast, ht en lugar de horast, etc.

En este punto, es interesante añadir que estas duraciones se pueden aplicar tanto a la duración de la tarea como a la duración de los decalajes entre tareas. Es decir, en una relación de precedencia fin a comienzo con un decalaje de 2 días, puede indicarse, si procede, un decalaje de 2 «díast».

Finalmente, lo cual era, además, el objetivo de esta entrada, ¿cómo afecta la utilización de duraciones transcurridas al cálculo del camino crítico? Cuando consideramos una actividad medida en términos de tiempo transcurrido, MSProject también considera que la relación entre esta tarea y la siguiente se debe calcular en términos de tiempo transcurrido así que, siguiendo el ejemplo anterior, si el hormigón ha terminado de fraguar el domingo por la tarde, MSProject calculará una holgura entre esta tarea y la siguiente a menos que la siguiente comience justo a continuación, es decir, en este caso, el mismo domingo por la noche. Como el uso de duraciones transcurridas no es frecuente, lo normal será que las tareas siguientes estén ajustadas al horario laboral y MSProject descubrirá holguras que, en realidad, no existen porque ese tiempo no es aprovechable. La consecuencia es que, cunado MSProject calcula el camino crítico, estas tareas medidas en tiempo transcurrido no suelen aparecer marcadas y no las reconocemos como parte de las tareas cuya gestión es crítica.

Pero esto tiene solución. Yo conozco, al menos, dos. Una de ellas consiste en entrar en la pestaña de cálculo de MSProject e indicar que en el camino crítico deben considerar todas las tareas con holgura total menor que una cantidad de días a indicar. En este caso, para estar seguros, 3 días para que entre todo el fin de semana. Esto tiene el riesgo de que aparezca más de un camino crítico; por lo tanto, prudencia. La otra solución que conozco es intentar asimilar los días transcurridos a días laborables. En este caso, el riesgo es que el cálculo no será preciso y aparecerán retrasos en la programación que no seremos capaces de detectar fácilmente al saltar estos procesos los días de vacaciones, fines de semana y festivos del calendario programado. Por otro lado, la duración de la tarea no es evidente pues cuando hablamos de una semana, interpretamos inmediatamente 7 días y no 5, que son los laborables. Al leer la información de un cronograma, necesitamos prestar más atención de la habitual y se pueden producir errores al cambiar duraciones de tareas.

En conclusión, la medida de duración en unidades de tiempo «transcurrido» puede ser muy útil para tareas o procesos contínuos en el tiempo y que no se ajustan a los períodos laborables pero se deben conocer sus efectos para un mejor análisis del cronograma.

Espero que haya sido de ayuda.