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¿Un ejemplo de Lean Construction?

No he hablado aquí todavía de Lean Project Management ni de Lean Construction pero no pude reprimirme al ver el otro día esta obra de un bloque de viviendas en Fortaleza, estado de Ceará, Brasil.

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El pensamiento Lean persigue un objetivo: la eliminación del desperdicio en las operaciones. Esta reducción provoca una disminución de costes susceptible de ser utilizada para ampliar los beneficios u ofrecer precios más atractivos a tus clientes. Esta filosofía nació en la industria automovilística y ha evolucionado hasta alcanzar un alto grado de madurez. El pensamiento Lean debe ser llevado a la práctica y, para ello, existen multitud de herramientas y técnicas que buscan, sobre todo, la implicación de las personas involucradas en el proceso. Y para involucrar, hay que mostrar información y dar feedback de los resultados.

En la industria, es fácil encontrar aplicaciones; en project management, es más difícil aunque hay tendencias a favor. Ocurre que no es muy visible porque la actividad suele ocurrir en oficinas o despachos. Donde confieso que no lo había visto aunque sí había oído hablar es en la construcción de viviendas. Fijaos en que puntúan a los proveedores públicamente.

Os dejo un par de fotos y me gustaría preguntaros si pensáis que estas herramientas ayudan al avance del proyecto. A los que visitéis el blog y conozcáis este campo, también os pediría que dijerais por dónde comenzaríais a implantar Lean Construction.

IX Jornadas de Dirección de Proyectos del Capítulo de Valencia del PMI

El próximo 29 de noviembre, se celebrará la IX Jornada de Dirección de Proyectos en Valencia. La organización corre a cargo del Capítulo de Valencia del PMI. Se van a tratar temas de rabiosa actualidad como casos de internacionalización de proyectos y gestión de costes. Además, celebraremos proyectos relevantes que se han llevado a cabo en el la ciudad y su entorno. Con estas actividades se pretende, por un lado, que los directores de proyecto podamos mantenernos al día en cuanto a técnicas de dirección de proyectos. Por otra parte, tratando sobre proyectos singulares, se intenta dar a conocer todo lo que pueden aportar los project managers a sus organizaciones y a la sociedad en general.

Más información en IX Jornadas de Dirección de Proyectos. Yo voy a estar allí y espero poder veros. Bueno, la verdad es que me han invitado a una de las ponencias.

Cuando tu estimación no significa nada.

¿Cuántas veces hemos querido conocer una estimación de tiempo o coste de un miembro del equipo? ¿Cuántas veces hemos sido preguntados por una estimación? ¿Cuántas veces hemos quedado insatisfechos con la respuesta?

Para dar una estimación u orden de magnitud para una cantidad, os recomiendo hacerlo en una escala logarítmica para aprovechar la sensación que provocan los estímulos en las personas.

Según la Ley de Weber-Fechner, el menor cambio que podemos distinguir en un estímulo es proporcional a la magnitud del estímulo. Por ejemplo, la diferencia entre una inversión de $100.000 ó $150.000 se nota mucho más que una diferencia entre $1.000.000 y $1.050.000. El desarrollo de la Ley antes mencionada nos lleva a que las sensaciones obedecen una ley logarítmica frente a los estímulos. Es decir, el doble de estimulo no es el doble de sensación. Para llegar al doble de sensación habría que elevar el estímulo al cuadrado. Los que trabajan con el ruido y su efecto en las personas lo saben muy bien puesto que un decibelio no es la décima parte de un «belio».

La forma práctica de dar un orden de magnitud que sea representativo para nuestro interlocutor es seguir la escala 1, 2, 5, 10, 20, 50, 100, etc. Como veis, se trata de una escala en que cada salto es, aproximadamente, el doble del anterior.

Ahora, la situación es diferente. La pregunta «¿cuánto dinero crees que te va a costar?» se convierte en «¿nos va a costar $2.000, $5.000 ó $10.000?» y la respuesta será mucho más satisfactoria. Probadlo y contadme cómo os ha resultado.

Primero comprender; después, ser comprendido.

Esta es la frase de Stephen Covey que más recuerdo. Falleció recientemente, el 16 de julio de 2012, y es lo que me ha movido a redactar esta entrada. Procede de su libro «7 Hábitos para gente altamente efectiva». Recomiendo la lectura de este libro a todos pero, especialmente, a aquellos que dirigís proyectos o aspiráis a hacerlo. Se achaca a la mala comunicación, quizá se quiere decir falta de comunicación, gran parte de los fracasos en los proyectos. A menudo, es que no existe un plan ni existen comunicaciones formales sobre el desarrollo del proyecto. Puede ser que sólo existan comunicaciones informales pero, aunque pueden dar resultado, al no ser sistemáticas, pueden dejar fuera del circuito a stakeholders clave.

Sin embargo, la frase de Covey no se refiere a un plan. Yo la entiendo, por un lado, como algo táctico en el momento en que hablas cara a cara con otras personas. Y, por otro lado, como algo estratégico en cuanto que, a la hora de planificar proyectos, debes escuchar: escuchar al cliente, escuchar al equipo, escuchar al sponsor. Y comprenderles. Después, ser comprendido.

Sinceramente, que levanten la mano los que, durante una conversación, están pensando en la réplica mientras habla nuestro interlocutor. Por supuesto, antes de entender lo que quiere decir. Esto es responder con el cerebro emocional que es bastante más rápido que el cerebro lógico pero se producen resultados indeseados.

Ahora que conocemos el problema busquemos la solución. Para empezar, probad alguna de estas técnicas para mejorar la escucha de vuestro interlocutor:

  • Antes de iniciar vuestro discurso, reformulad lo que habéis entendido de vuestro interlocutor para comprobar que eso es lo que quería decir.
  • Durante la conversación, fijaos en las posturas que toma el interlocutor e intentad copiarlas al tiempo que le escuchais. Además de producir acoplamiento con tu interlocutor, os hará distraeros de vuestro propio discurso y atender más a lo que dice.
  • Al final de la reunión, escribe un resumen de lo que piensas que quería tu interlocutor, no sólo lo expresado a través de sus palabras sino también con sus gestos, entonaciones y forma de construir frases. Cuando cojas práctica, podrás evitar hacer los resúmenes por escrito y sólo será mentalmente. Te hará reflexionar sobre la conversación en planos diferentes a lo escuchado para enriquecer la información recogida. Provocará que, durante la reunión, estés más atento a todos los gestos de  la otra persona.

Recordad. Primero comprender; luego, ser comprendidos. Descanse en paz Stephen Covey.

Proyectos vs. procesos. Cuándo cada uno.

¡A mi derecha, con 60 kg de peso, un púgil rápido con un juego de piernas excepciona, hábil en esquivar los golpes y un directo extraordinario! ¡A mi izquierda, con 80 kg de peso, un luchador robusto y resistente, con gran fondo físico, guardia firme y golpes demoledores! ¡Gran velada de combate entre Proyecto y Proceso!

Los proyectos y los procesos se han visto como conceptos antagónicos pero, ¿son tan opuestos o se trata de una representación mental que nos resulta cómoda? Yo voy a explicar que, para mí, proyectos y procesos, en muchas ocasiones, no difieren tanto. Difieren en menos de lo que creemos y cada uno tiene su lugar.

El proyecto se define, entre otras características, como un emprendimeinto temporario destinado a producir un bien o servicio únicos. Existen más pero estas dos son las más relevantes y las que lo hacen diferente de los procesos.

Los procesos entregan muchos bienes o servicios iguales o con pocas diferencias entre ellos. En un período lo bastante largo, hay cambios en los procesos pero esto no los convierte en proyectos porque son cambios que afectan a la manera como se realizan los procesos pero no a su naturaleza intrínseca. A pesar de los cambios que sucedan, continúan siendo actividades repetitivas con entregables iguales o poco diferetnes entre sí.

En este momento, somos capaces de diferenciar los casos extremos. Hacer pan en un horno es un proceso; diseñar y construir un nuevo horno para hacer pan es un proyecto.

Sin embargo, algunos proyectos se consiguen estandarizar. De hecho, en busca siempre de la máxima eficiencia, la estandarización es algo deseable. Muchas de las organizaciones que venden productos o bienes que, en inicio, podrían ser considerados proyectos, cuando se alcanza un alto grado de estandarización, no se gestionan como tales sino como procesos.

Voy a poner un ejemplo. Yo construyo fábricas y todas las que he realizado tienen diferencias significativas entre ellas por lo que es aconsejable tratarlas como proyectos y así lo he hecho. Pero podría ocurrir que, a partir de ahora, decidiéramos que todas las fábricas fueran lo más parecidas entre sí para poder estandarizar procesos de fabricación, reducir el tiempo de formación, reducir el tiempo de construcción y puesta en marcha, eliminar riesgos, etc. Además, podremos haber preparado también un proceso que estandarice el ciclo de vida del proyecto, sus inputs, aprobaciones, etc. ¿Hasta qué punto estos proyectos se han convertido en un proceso?

Voy a daros las guías que me indican cuándo interesa trabajar como proyecto y cuándo como proceso.

  • Cuando existan incertidumbres y riesgos que sólo afectan a esta actividad y no, en general a toda la organización, tratar como proyecto.
  • Cuando sea una actividad que esté relacionada con un cambio en la organización, tratar como proyecto.
  • Cuando se trata de una actividad que se sale de los cauces habituales del trabajo realizado por la organización y, especialmente, si requiere coordinación entre departamentos estancos, tratar como proyecto.
  • Si hay que recoger nuevos requisitos que se desvían de los habituales, tratar como proyecto.
  • Para generar productos o servicios nuevos, tratar como proyecto. Aunque esto enlaza con la primera situación pues los productos nuevos siempre comportan riesgos.

En conclusión, yo no sería dogmático con la distinción entre proyecto y proceso. Recordemos aquello de que, para el que tiene un martillo, todo son clavos. Es más, aconsejo trasvasar lo mejor de unos a otros. Me gustaría llevar la flexibilidad de los proyectos a los procesos y la eficiencia de estos a los proyectos. Dejémonos llevar por aquello a lo que mejor partido le podamos sacar en nuestras organizaciones.

Creo que anuncian ya el primer asalto…