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Proyectos vs. procesos. Cuándo cada uno.

¡A mi derecha, con 60 kg de peso, un púgil rápido con un juego de piernas excepciona, hábil en esquivar los golpes y un directo extraordinario! ¡A mi izquierda, con 80 kg de peso, un luchador robusto y resistente, con gran fondo físico, guardia firme y golpes demoledores! ¡Gran velada de combate entre Proyecto y Proceso!

Los proyectos y los procesos se han visto como conceptos antagónicos pero, ¿son tan opuestos o se trata de una representación mental que nos resulta cómoda? Yo voy a explicar que, para mí, proyectos y procesos, en muchas ocasiones, no difieren tanto. Difieren en menos de lo que creemos y cada uno tiene su lugar.

El proyecto se define, entre otras características, como un emprendimeinto temporario destinado a producir un bien o servicio únicos. Existen más pero estas dos son las más relevantes y las que lo hacen diferente de los procesos.

Los procesos entregan muchos bienes o servicios iguales o con pocas diferencias entre ellos. En un período lo bastante largo, hay cambios en los procesos pero esto no los convierte en proyectos porque son cambios que afectan a la manera como se realizan los procesos pero no a su naturaleza intrínseca. A pesar de los cambios que sucedan, continúan siendo actividades repetitivas con entregables iguales o poco diferetnes entre sí.

En este momento, somos capaces de diferenciar los casos extremos. Hacer pan en un horno es un proceso; diseñar y construir un nuevo horno para hacer pan es un proyecto.

Sin embargo, algunos proyectos se consiguen estandarizar. De hecho, en busca siempre de la máxima eficiencia, la estandarización es algo deseable. Muchas de las organizaciones que venden productos o bienes que, en inicio, podrían ser considerados proyectos, cuando se alcanza un alto grado de estandarización, no se gestionan como tales sino como procesos.

Voy a poner un ejemplo. Yo construyo fábricas y todas las que he realizado tienen diferencias significativas entre ellas por lo que es aconsejable tratarlas como proyectos y así lo he hecho. Pero podría ocurrir que, a partir de ahora, decidiéramos que todas las fábricas fueran lo más parecidas entre sí para poder estandarizar procesos de fabricación, reducir el tiempo de formación, reducir el tiempo de construcción y puesta en marcha, eliminar riesgos, etc. Además, podremos haber preparado también un proceso que estandarice el ciclo de vida del proyecto, sus inputs, aprobaciones, etc. ¿Hasta qué punto estos proyectos se han convertido en un proceso?

Voy a daros las guías que me indican cuándo interesa trabajar como proyecto y cuándo como proceso.

  • Cuando existan incertidumbres y riesgos que sólo afectan a esta actividad y no, en general a toda la organización, tratar como proyecto.
  • Cuando sea una actividad que esté relacionada con un cambio en la organización, tratar como proyecto.
  • Cuando se trata de una actividad que se sale de los cauces habituales del trabajo realizado por la organización y, especialmente, si requiere coordinación entre departamentos estancos, tratar como proyecto.
  • Si hay que recoger nuevos requisitos que se desvían de los habituales, tratar como proyecto.
  • Para generar productos o servicios nuevos, tratar como proyecto. Aunque esto enlaza con la primera situación pues los productos nuevos siempre comportan riesgos.

En conclusión, yo no sería dogmático con la distinción entre proyecto y proceso. Recordemos aquello de que, para el que tiene un martillo, todo son clavos. Es más, aconsejo trasvasar lo mejor de unos a otros. Me gustaría llevar la flexibilidad de los proyectos a los procesos y la eficiencia de estos a los proyectos. Dejémonos llevar por aquello a lo que mejor partido le podamos sacar en nuestras organizaciones.

Creo que anuncian ya el primer asalto…

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