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La actitud lo es todo o, al menos, es mucho. Caso 34th America’s Cup.

Estamos en una de las competiciones deportivas reservadas para deportistas de élite. El nivel de los participantes es altísimo y cualquier pequeña ventaja nos puede dar la victoria en el campo de regatas. Somos el equipo anfitrión lo que nos da derecho a escoger el lugar en el que celebrar la disputa por el trofeo. Hemos elegido un lugar en el que tendremos todas las facilidades para estudiarlo y conocerlo con todo detalle; las corrientes, el clima, los vientos,… Tenemos a la afición a nuestro favor. No puede ser menos, estamos jugando en casa. Nuestro sponsor, Larry Ellison a través de Oracle, va a comprometer los fondos necesarios para la victoria. Somos afortunados de pertenecer al Oracle Team USA (por cierto, sin ánimo de hacer promoción porque no tengo interés al respecto, Oracle es la empresa detrás del conocido software de gestión de proyectos Primavera).

Oracle

Además de lo anterior, por la forma como se organiza la competición, todos los aspirantes deben pasar una criba en la que sólo puede quedar uno, el mejor de la competición llamada Copa Louis Vuitton, que se enfrentará con nosotros. Tendremos la ventaja de estudiar sus tácticas durante todas esas regatas, aprender de todo lo que les ocurra y anticipar nuestras respuestas para cuando llegue la gran final, la America’s Cup.

Ahora que ya he creado la expectación, me vais a permitir rebajar el clima. Me da por crear estudios de caso relacionados con el mar como este sobre Titanic. Bueno, me diréis que, en realidad, no es un caso sobre el barco pero no me negaréis que, al ver el título lo habéis pensado. En cualquier caso, sí tiene relación con el barco y el mar, aunque sea algo lejana. Llegados a este punto, ¿qué tiene que ver todo esto con la dirección de proyectos y con el título? No seáis impacientes, esperad al final.

Volvemos con el Oracle Team USA. Ya tenemos aspirante a la copa. Son unos tipos de una pequeña isla a orillas del Pacífico, el Team New Zealand. Será campeón aquel que alcance la victoria en 9 regatas. Pero resulta que la organización nos a ha cogido en algunas cuestiones que bordean el reglamento. Somos un pelín tramposos a qué negarlo; nos confiamos por jugar en casa y creíamos que el árbitro estaría de nuestro lado. Nos van penalizar con ¡dos victorias! Este es un fuerte revés: partimos con -2 pero podremos salvarlo.

Team NZ

Comienzan las regatas y estos neozelandeses demuestran ser buenos. Su barco vuela literalmente sobre el mar. Nuestro barco también pero menos, claro. (Os aconsejo que aprovechéis, aunque no seáis aficionados, para ver algunas imágenes espectaculares aquí). Los neozelandeses se han puesto por delante 6 victorias a 1 (os recuerdo que tenemos que llegar a 11 y ellos a 9 o, si se quiere ver de otra manera, 6 a -1) y, posteriormente, 8 a 3 (8 a 1 si aplicamos la penalización). Team New Zealand sólo tiene que vencer una vez más…

Qué momento más difícil para un equipo. ¿Cómo hemos llegado a este punto si lo teníamos todos a favor? ¿Qué respuesta se puede dar en esta situación? ¿Nunca os habéis visto al borde del abismo en vuestro proyecto? Es muy difícil superarlo y aún más con la presión del tiempo. No podemos dejarlo para dentro de unos meses; las fechas de las regatas, los hitos del proyecto, los deadlines, están establecidos y es imposible retrasarlos.

El equipo debió de estar muy afectado anímicamente y lo más natural hubiera sido darse por vencido y reconocer la superioridad demostrada por el aspirante. Pero ellos no lo hicieron. Aprendieron de sus errores, modificaron su barco (en este caso, dentro de las reglas de la competición), hicieron cambios en la tripulación y salieron a ganar todas las regatas. El resultado es que han vencido, a 22 de septiembre, en cinco regatas consecutivas dejando el tanteo 8 a 6. Habéis leído bien, cinco regatas consecutivas.

Y, ¿cómo se hace? No creo tener la respuesta pero desde luego, con actitud de ganar. Por eso la actitud lo es todo o, al menos, mucho.

Tanto si crees que puedes como si crees que no, estás en lo cierto.

Henry Ford.

Actualización.- Anoche, el Team USA ganó dos regatas consiguiendo empatar y completar una serie de siete victorias consecutivas. Hoy, 24 de septiembre, se decidirá el campeón en la última regata.

Segunda actualización.- Al final, en la última regata se ha impuesto el Oracle Team USA superando todas las dificultades. Enhorabuena a ellos por la determinación y afán de superación demostrados y al Team New Zealand por habernos hecho disfrutar de esta competición.

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Proyectos vs. procesos. Cuándo cada uno.

¡A mi derecha, con 60 kg de peso, un púgil rápido con un juego de piernas excepciona, hábil en esquivar los golpes y un directo extraordinario! ¡A mi izquierda, con 80 kg de peso, un luchador robusto y resistente, con gran fondo físico, guardia firme y golpes demoledores! ¡Gran velada de combate entre Proyecto y Proceso!

Los proyectos y los procesos se han visto como conceptos antagónicos pero, ¿son tan opuestos o se trata de una representación mental que nos resulta cómoda? Yo voy a explicar que, para mí, proyectos y procesos, en muchas ocasiones, no difieren tanto. Difieren en menos de lo que creemos y cada uno tiene su lugar.

El proyecto se define, entre otras características, como un emprendimeinto temporario destinado a producir un bien o servicio únicos. Existen más pero estas dos son las más relevantes y las que lo hacen diferente de los procesos.

Los procesos entregan muchos bienes o servicios iguales o con pocas diferencias entre ellos. En un período lo bastante largo, hay cambios en los procesos pero esto no los convierte en proyectos porque son cambios que afectan a la manera como se realizan los procesos pero no a su naturaleza intrínseca. A pesar de los cambios que sucedan, continúan siendo actividades repetitivas con entregables iguales o poco diferetnes entre sí.

En este momento, somos capaces de diferenciar los casos extremos. Hacer pan en un horno es un proceso; diseñar y construir un nuevo horno para hacer pan es un proyecto.

Sin embargo, algunos proyectos se consiguen estandarizar. De hecho, en busca siempre de la máxima eficiencia, la estandarización es algo deseable. Muchas de las organizaciones que venden productos o bienes que, en inicio, podrían ser considerados proyectos, cuando se alcanza un alto grado de estandarización, no se gestionan como tales sino como procesos.

Voy a poner un ejemplo. Yo construyo fábricas y todas las que he realizado tienen diferencias significativas entre ellas por lo que es aconsejable tratarlas como proyectos y así lo he hecho. Pero podría ocurrir que, a partir de ahora, decidiéramos que todas las fábricas fueran lo más parecidas entre sí para poder estandarizar procesos de fabricación, reducir el tiempo de formación, reducir el tiempo de construcción y puesta en marcha, eliminar riesgos, etc. Además, podremos haber preparado también un proceso que estandarice el ciclo de vida del proyecto, sus inputs, aprobaciones, etc. ¿Hasta qué punto estos proyectos se han convertido en un proceso?

Voy a daros las guías que me indican cuándo interesa trabajar como proyecto y cuándo como proceso.

  • Cuando existan incertidumbres y riesgos que sólo afectan a esta actividad y no, en general a toda la organización, tratar como proyecto.
  • Cuando sea una actividad que esté relacionada con un cambio en la organización, tratar como proyecto.
  • Cuando se trata de una actividad que se sale de los cauces habituales del trabajo realizado por la organización y, especialmente, si requiere coordinación entre departamentos estancos, tratar como proyecto.
  • Si hay que recoger nuevos requisitos que se desvían de los habituales, tratar como proyecto.
  • Para generar productos o servicios nuevos, tratar como proyecto. Aunque esto enlaza con la primera situación pues los productos nuevos siempre comportan riesgos.

En conclusión, yo no sería dogmático con la distinción entre proyecto y proceso. Recordemos aquello de que, para el que tiene un martillo, todo son clavos. Es más, aconsejo trasvasar lo mejor de unos a otros. Me gustaría llevar la flexibilidad de los proyectos a los procesos y la eficiencia de estos a los proyectos. Dejémonos llevar por aquello a lo que mejor partido le podamos sacar en nuestras organizaciones.

Creo que anuncian ya el primer asalto…

Identifica al cliente de tu proyecto.

Si alguna vez has tenido dudas sobre quién es el cliente de tu proyecto, te puedo dar una buena noticia: no eres el único. Ahora que ya puedes respirar tranquilo, voy a ayudarte a encontrarlo.

Los proyectos producen efectos sobre muchas personas a su alrededor como también la interacción con esas personas provoca cambios en el proyecto. Todas estas personas que influyen y son influidas por el proyecto son los interesados. Y, dentro de ellos, el más importante es el cliente. Del cliente se dicen muchas cosas como aquella tan famosa de que el cliente siempre tiene la razón o que, al final del proyecto, el cliente tiene que quedar satisfecho con el resultado del mismo porque aspiramos a que nos conceda más proyectos o que, al menos, hable bien de nosotros para que otras personas nos encarguen nuevos proyectos. Por tanto, el cliente es alguien importante.

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Cómo motivar. Start with why.

No se trata de vender el qué sino el porqué.

Siempre queremos alcanzar metas más altas y siempre nos parece un trabajo motivador. Sin embargo, encontramos personas que no sienten lo mismo que nosotros. Querríamos contagiar nuestro entusiasmo y que nos acompañasen, que se entregasen como nosotros pero parece algo inalcanzable. Aparte de recomendar la puesta en práctica de uno de los hábitos de Covey (primero entender, después ser entendido), una ponencia captó mi atención y espero que también la vuestra. Sigue leyendo

¡Que alguien lo aclare! La confusión entre PMI, PMP y PDUs

A continuación, reproduzco un post que escribí para otro blog pero que he actualizado y aprovecho para publicar en aquí en la confianza de que se trata de un tema de interés.

Muy a menudo, me preguntan si se deben reunir PDUs para entrar en el PMI o si hay que reunir PDUs para obtener por primera vez la certificación PMP. A pesar de los esfuerzos de comunicación del PMI, este punto no queda claro para aquellos que están fuera de la organización. Esta situación provoca confusión, quizá desconfianza y seguro que pérdida de oportunidades tanto para PMI como para los interesados. Tengo la intención, por tanto, de arrojar algo de luz sobre el particular. Sigue leyendo